HAHKU- tietosuojailmoitus


HAHKU-hankkeen tietosuojailmoitus

Päivitetty 17.5.2019.

Rekisterin nimi

Henkilötietorekisteri työikäisten hahmottamisen kuntoutuksen (HAHKU) hankkeessa 2018-2020.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä

Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto

puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.

s-posti: tietosuoja@nmi.fi 

Rekisterin yhteyshenkilö

Juha Lahti, projektikoordinaattori, juha.lahti@nmi.fi, 040 672 8726

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

HAHKU-hankkeessa tuotetaan hahmottamishäiriöisten työikäisten toimintakyvyn tukemiseen tarkoitettu verkkopohjainen harjoitusohjelmisto sekä koulutetaan yhteistyönä yhteistyöjärjestöjen kanssa kokemusosaajaverkosto toimintakykyä tukevan harjoittelun ohjaajiksi. Lisäksi hankkeessa koulutetaan 2. asteen ammattilaisia (opettajat, koulupsykologit, kuraattorit, opinto-ohjaajat ja erityisopettajat) hahmottamisen kysymyksissä. 

HAHKU-hankkeessa käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hankkeen asiakasviestintä ja hankkeen toiminnasta sekä alan tutkimuksesta tiedottaminen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään harjoitusohjelmiston ylläpidossa sekä tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisissa (esim. EDUCA, Hyvä Alku).

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Hankkeessa mahdollisesti mukana olevien opiskelijoiden ja/tai harjoittelijoiden kanssa laaditaan erilliset salassapitosopimukset rekisterinpitäjän kanssa ja he ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.

Henkilötietorekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä. Kolmannet tahot eivät käsittele henkilötietorekisteriä eikä tietoja luovuteta muualle. Henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten ja mitä henkilötietoja kerätään

Henkilötietoja kerätään hankkeen toiminnasta ja sisällöistä kiinnostuneilta sekä koulutuksiin ja harjoitussivuston käyttöön osallistuvilta henkilöiltä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla).  Tiedot kerätään asianosaisilta itseltään sähköpostilla, puhelimitse, tapaamisissa ja/tai tapahtumien yhteydessä. Voit perua suostumuksesi, milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. kohta rekisteröidyn oikeudet).

Hankkeella on käytössä seuraavat tiedonkeruulomakkeet:

  1. Yhteydenottolomake HAHKU.fi-sivulla: nimi, sähköposti, vapaavalintaisesti puhelin, asuinpaikkakunta, ikä
  2. Moodle- harjoitussivuston rekisteröitymislomake: nimi, sähköposti, vapaavalintaisesti asuinpaikkakunta
  3. Koulutusten ja tapahtumien osallistumis- ja palautelomakkeet: nimi, sukupuoli, ikä, sähköposti, puhelinnumero, asuinpaikkakunta, työpaikka, ammatti, erityisruokavalio.

Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin poimia rekisteröityjä kohdennettuun tiedotukseen sen mukaan, millaisista koulutuksista tai hankkeen toiminnasta henkilö on ollut kiinnostunut.

Henkilötietorekisterijärjestelmän suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.

Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi

Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa, kunnes hanke tai tutkimus on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.

Mahdollinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään, kun säilyttämiselle ei ole enää em. kohdan mukaisia perusteita.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä Niilo Mäki -säätiön henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Peruminen tehdään sähköpostilla osoitteeseen juha.lahti@nmi.fi, puhelimitse numeroon 040 672 8726.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: https://tietosuoja.fi/etusivu). 

Muutokset tietosuojailmoitukseen

Pidätämme oikeudet muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.